Letni popis sredstev in obveznosti – inventura

December imamo verjetno vsi radi, saj je mesec mnogih veselih dogodkov. Hkrati pa je december tudi čas za nekatere obveznosti, predvsem za tiste, ki zaključujete poslovno leto z 31. decembrom in opravljate v tem mesecu tudi popis in še katere druge predbilančne aktivnosti. Vendar pa naj poudarimo, da lahko pravne osebe opravite popis tudi v katerem drugem mesecu, ne le v decembru. Zasebniki pa pri tej zadolžitvi nimate izbire – popis lahko opravite le na dan 31. december.

Popis – priprava na izdelavo pravilnih računovodskih poročil in davčnega obračuna.

Z letnim popisom sredstev in njihovih obveznosti zasebnik in pravna oseba ugotovita dejansko stanje svojega premoženja (sredstev) in obveznosti, ki izvirajo iz njega. Višina ugotovljenega stanja lahko bistveno vpliva na podatke v bilanci stanja in izkazu poslovnega izida in nenazadnje na višino davčne obveznosti, zato ni vseeno, kako je opravljen. Prav zato je računovodja dolžan od stranke zahtevati vse podatke, na podlagi katerih lahko primerja knjigovodsko stanje s popisnim stanjem. V nasprotnem primeru ne more pred davčnimi organi zagovarjati pravilnosti sestavitve poslovnih poročil, očita pa se mu lahko tudi, da pri vodenju poslovnih knjig ni upošteval načel urejenega vodenja poslovnih knjig. To pomeni, da brez pravilno opravljenega popisa ni mogoče ugotoviti pravilnih bilančnih podatkov in davčne osnove ter pravilnega DDV obračuna. Iz navedenega vsekakor izhaja, da je, kljub temu da je to opravilo neprijetno, potrebno natančno popisati vsa sredstva in obveznosti do njihovih virov. Na podlagi predloženih inventurnih popisov lahko v računovodstvu primerjamo dejansko stanje s knjižnim ter v poslovnih knjigah opravimo ustrezne uskladitve (vključno s knjiženjem inventurnih viškov in manjkov ter obračunamo ustrezen DDV). Šele na tak način dobimo ustrezne podatke za sestavo letnega poročila in davčnega obračuna ter obračuna DDV od inventurnih primanjkljajev.

Ali je dolžnost popisa predpisana?

Dolžnost popisa sredstev in obveznosti do virov sredstev je predpisana s 54. členom Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1), Slovenskimi računovodskimi standardi 2016.

Kdo lahko izvaja popis?

Popis izvaja popisna komisija, ki naj bi štela vključno s predsednikom vsaj tri člane (to pravilo sicer ni nikjer predpisano, temveč se je izoblikovalo v praksi, zato ni nujno, da bi bilo temu tako). Če ste večja pravna oseba, lahko imenujete tudi več popisnih komisij. V marsikateri družbi pa je premalo zaposlenih, tako da je imenovanje komisij znotraj podjetja skoraj nemogoče. Enak problem imajo tudi zasebniki.

Predmet popisa so sredstva in obveznosti do njihovih virov:

Vrsta sredstev in obveznosti do virov	Opomba
Neopredmetena OS (programi, licence) in opredmetena OS (zgradbe, stroji, naprave, računalniška oprema, …)	Izpis registra osnovnih sredstev pripravi računovodja – na tej podlagi popišete ta sredstva.
Dolgoročne aktivne časovne razmejitve.	Uskladitev dejanskega in knjigovodskega stanja na podlagi knjigovodske dokumentacije.
Naložbene nepremičnine	Izpis registra in drugih poslovnih kartic pripravi računovodja – na tej podlagi popišete ta sredstva.
Zaloge:  blaga, surovin, materiala, proizvodov, polproizvodov, storitev	Primerjate količino materiala, blaga in proizvodov na zalogi s stanjem v skladiščnih, materialnih in blagovnih evidencah.
Gotovina v blagajni	Preštejete denar v blagajni na dan podpisa.
Aktivne časovne razmejitve	Uskladitev dejanskega in knjigovodskega stanja na podlagi knjigovodske dokumentacije.
Denarna sredstva na računih	Uskladitev dejanskega in knjigovodskega stanja na podlagi knjigovodske dokumentacije.
Terjatve in obveznosti	Uskladitev terjatev in obveznosti s svojimi evidencami ter s kupci in dobavitelji. Usklajene terjatve in obveznosti predstavljajo osnovo za oblikovanje njihovih popravkov.
Kapital	Uskladitev dejanskega in knjigovodskega stanja na podlagi knjigovodske dokumentacije in podatkov iz sodnega registra.
Posojila	Uskladitev dejanskega in knjigovodskega stanja na podlagi knjigovodske dokumentacije in podatkov (izpiski bank o stanju kreditov, druga dokumentacija).
Rezervacije in dolgoročno odloženi prihodki	Uskladitev dejanskega in knjigovodskega stanja na podlagi knjigovodske dokumentacije.

Popis je najprej količinski popis, ki ga kasneje ovrednotimo, da lahko opravimo primerjavo usklajenosti dejanskega stanja s postavkami v poslovnih knjigah.

Če ugotovite popisne razlike, je potrebno od presežnih primanjkljajev obračunati DDV, hkrati pa npr. v sklepu pojasniti, koga bremenijo ti primanjkljaji (npr. odgovorno osebo). Obveznost obračuna davčne obveznosti nastane z dnem ugotovitve primanjkljaja.

DDV od popisnih razlik ne obračunamo v primeru, če je nastali primanjkljaj posledica:
a) višje sile,
b) je neločljivo povezan s procesom izdelave in predelave blaga ter
c) uničenja iz naslova kala, razsipa, razbitja in okvare blaga, ki sta neločljivo povezana s skladiščenjem in prevozom blaga v dejanskem obsegu, ki pa ne sme biti večji od običajnega, ki ga določi strokovno združenje.